server ubuntu per piccolo ufficio

@michele8605, la problematica è interessante e a prima vista, dovendo servire files anche per macchine Windows, la prima cosa che viene in mente è Samba, mentre SSH è un po' complicato da utilizzare su Windows per accedere a condivisioni.

Però poi mi è venuto in mente che per condividere files tra sistemi di diverso tipo la cosa più semplice (e gratuita) è utilizzare un servizio di hosting e sincronizzazione come DropBox.
L'implementazione sarebbe semplicissima, un utente (iscritto a DropBox) condivide una cartella e invita gli altri utenti a congiungersi alla condivisione (naturalmente tutti iscritti a DropBox), così tutti possono avere accesso in lettura e scrittura alla cartella. Non servirebbe nemmeno un server dove depositare il files.
DropBox è disponibile per i maggiori sistemi operativi (Windows, OSX, Linux) ed integrato con i vari FileManager (Explorer, Finder, Nautilus), l'unico drawback che mi viene in mente è che per sincronizzare, quindi avere accesso all'ultima versione di un file, è necessario essere collegati a Internet, ma questo non dovrebbe essere un problema, dato che è sempre più raro trovare computer che non sono dotati di connessione.

È anche possibile pensare ad una soluzione Cloud locale, implementata con qualche software disponibile nei repo di Ubuntu da installare sulla macchina server, ma su questo non ho molte conoscenze. In questo caso il server dovrebbe essere quanto meno accessibile da Internet con un hostname immutabile, cosa non banale quando si è dietro un router (suppongo serva il port forwarding di una o più porte utilizzate dal servizio di cloud e un servizio di DNS dinamico, ce ne dovrebbero essere diversi in giro).

Oltre alla ottima soluzione suggerita da @enzotib, come servizio hosting o anche richiedendo un server dedicato, potresti prendere anche in considerazione alcuni provider, come p.es. Aruba o Tiscali (piuttosto economici) che offrono anche il database installato e la possibilità di aree riservate. Ciò, come la connessione internet, bypasserebbe il problema dei diversi sistemi operativi.

In questo caso avresti solo la necessità di approntare qualche pagina web e, potendo anche impostare delle aree riservate, per accedere alle quali occorre la password, non avresti neppure problemi di sicurezza nel caso tu volessi permettere l'uso delle risorse, documenti o altro solo, ad alcuni utenti, sia interni all'ufficio che esterni.

Altra possibilità potrebbe essere quella di installare un server web su un tuo computer, cosa che con Ubuntu è piuttosto semplice, per il quale però, anche se non indispensabile, sarebbe meglio avere una connessione internet con IP statico, qui ci sono altre istruzioni.

In quanto al sistema operativo, che assumerebbe importanza solo nel caso di un server "in casa", sicuramente una LTS.

Un'altra idea, c'è un software presente anche nei repo di Ubuntu che si chiama LetoDMS (DMS sta per Document Management System).

Questo software permette, tramite un'interfaccia web, di accedere con username e password (diversi per ogni utente) ad un'area dove, a seconda del ruolo e dei privilegi assegnati a quel ruolo, gli utenti possono accedere ai documenti disponibili e inserire nuovi documenti.

Il problema della mole di dati sarebbe superata, dato che i dati sarebbero locali al server, mentre resterebbe il problema di rendere disponibile il server su internet (come prima port-forward + dns dinamico).

Sul sito del progetto c'è anche una demo (account demo/demo) di cui allego uno screenshot, ma mi pare che oltre che navigare i documenti presenti altro non si può fare.